各院系：
中学生档案事关结业生的切身利益，关系到中学生入学、就业、调动、升迁等各个重要环节，各院系勿必高度注重，指定专人负责，按量、规范、高效完成该项工作。现将我校2023届专科结业生档案整理和催办工作有关事项通知如下：
一、总体要求
2023届全体专科结业生档案在各院系集中整理封装，全程应严格遵循档案保密原则大学配送小程序，禁止出现错装、漏装甚至遗失等情况。
二、工作安排
时间
事项
具体内容
备注
6月12日-14日
第一批
资料发放
1.中学档案
2.档案袋
3.档案清单本
4.大专生档案密封条
五山学校发放地点：一号楼101室；
学院城和国际学校发放地点：B1-411b档案室；详见附件1。
6月12日-7月2日
整理档案
各院系按要求整理结业生档案
具体要求见附件2。
6月16近日
递交保研档案邮寄信息
各院系统计保研（包括保研至本校和外校）中学生档案邮寄信息，填写附件3发至档案科
（五山学校）（学院城和国际学校）
6月26日
导入邮寄地址
1、档案科从“广东学院生就业创业”小程序中导入邮寄信息（数据截止26日17点）并上传至中学生工作管理系统
2、各院系6月27日起可以从中学生管理系统中导入交寄单
6月30日
第二批
资料发放
1.EMS寄出标签
2.EMS专用档案外
7月3日-11日
大学递交档案
1.材料齐全正常寄出：
7月3日-5日第一批递交（附交寄单一式两份）；
2.如有改派或变更邮寄地址：
7月10日-11日第二批递交，递交档案前填写附件4并发至档案科（复印一式两份）；
3.校内跨大学读研：校内跨大学读研中学生档案及交寄单一式两份（从系统导入复印）；
4.本院读研：由大学内部转交
5.材料不齐及暂不邮寄：档案暂留学院，延后递交。
中学进行方式审查和盖密封章、档案外袋封口；
五山学校：一号楼101
学院城和国际学校：
B1-411b
7月3日-12日
中学
寄出档案
由档案管理科统一寄出专科结业生档案
7月13日-17日
整理更新寄出数据
7月17近日档案室更新快件单号至“广东学院生就业创业”小程序，结业生可通过小程序查询寄出信息
三、档案催办与查询
1.档案去向说明
结业生（含考研）档案根据“广东学院生就业创业”小程序上档案信息进行邮寄（保研中学生档案信息由大学搜集报送档案科）。
注意：结业生档案信息核实请依照就业指导中心的通知（近日将下发）操作，切勿自行操作更改。
2.档案催办形式
2023届大专结业生档案的催办方法主要有：EMS寄出、校内催办。
3.档案催办时间
结业生档案材料分为7月、9月等批次催办。
4.档案去向查询
结业生应及时跟踪查询档案催办情况：
（1）可在广州学院生就业创业小程序查询档案货运等信息。
（2）查询到档案去向后，应及时到本人就业单位或档案的接收保管机构查询、确认本人档案是否送达。
四、遗留档案的处理
1.特殊情况（如缺乏必备材料等）结业生及暂不邮寄（如毕业、留级、4+1等）中学生的档案，请各院系于9月（具体时间另行通知）递交档案管理科集中管理。
2.档案遗留在中学的中学生，各院系可登入中学生管理系统“档案管理”→“遗留档案”查询其具体情况，并及时跟进处理中学生的档案材料。
五、有关要求
1.各院系要通过结业生教育等途径强化结业生对人事档案催办工作重要性的认识，提醒中学生对“广东学院生就业创业”小程序中的档案催办信息勿必确认无误，若因填写的档案寄出信息有误而造成档案在催办过程中未能投寄而丢失大学配送小程序，责任自负。
2.各院系要高度注重本项工作，严格依照通知要求提早做好相关打算工作。搞好档案材料的核实和移交、档案材料整理装袋等环节，提高责任意识，避免出现档案材料错装漏装、丢失等现象。
3.各院系在整理档案过程中要确保责任到人和管理到位，统筹安排好各项工作，加大对参与档案整理工作人员的培训指导，要求责任心强，工作认真细致，原则上要求是干部。
附件1：2023届大专结业生档案发放和回收时间安排表.pdf
附件2：2023届大专结业生档案整理要求.pdf
附件3：2023届大专结业生保研档案邮寄信息统计表.xlsx
附件4：第二批档案寄送地址登记表（改派或变更地址）.xlsx
中学生工作部（处）
2023年6月7日
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